媒体邀请的有效策略

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邀请媒体记者参与活动是一项至关重要的工作，它不仅能够提升活动的知名度，还能为活动带来更广泛的传播效果。在这一过程中，首先需要认真确认媒体名单，确保所邀请的媒体能够与活动的主题和目标相契合。接下来，与相关负责人的沟通显得尤为重要，建议通过电话进行初步邀请，并随后传真正式的邀请函，以确保信息的准确传达和对活动的重视。 在活动筹备阶段，对参会媒体的到达方式进行提前了解是必要的，这不仅有助于做好接待工作，也能确保媒体记者能够顺利到达活动现场。为了更好地迎接媒体的到来，主办方应准备好资料袋，内容应包括通稿、礼品以及项目介绍等相关资料，以便于媒体在活动中获取必要的信息，从而进行报道。 对于那些未能到场的媒体，主办方可以采取主动的措施，考虑在活动结束后及时发送通稿，以确保他们能够了解活动的核心内容和亮点。同时，跟进的工作也不可忽视，可以通过电话或邮件与这些媒体保持联系，确认他们是否能够在后续进行报道，并获取相关的书面材料，以便于后续的宣传工作。 为了维护与媒体之间的良好关系，建议对参与报道的媒体提供一定的经济支持，例如，发送300元作为感谢，这不仅能够表达对他们参与的认可，也有助于建立长期的合作关系。最后，务必确认到场媒体的人数及其具体的联系信息，这将为活动当天的顺利进行提供保障，确保每一位媒体记者都能在活动中获得良好的体验。通过这样的细致安排，能够有效提升活动的影响力，确保媒体报道的质量和数量。

一、确认邀请媒体名单二、打电话给相关负责人，邀请媒体参加，并传真邀请函。1、来参加活动的媒体，看他们几点过来，怎样过来（坐车幻幕广告还是自驾车），过来的当天我们会整理一个资料袋，里面包括通稿，礼品，项目信息，签到，拿红包的另外签到并要名片。

2、不来参加活动的媒体，看他们是否可以发通稿，发的话我们在活动当日发通稿过去，然后他们出稿后，我们要拿回相关的书或者报道做留底，并发300元过去。

三、确认参加媒体后，要跟进，确认最后到的媒体人数，到来的方式，具体负责人和电话等。多数平面媒体刊出新闻的时间是在获得信息的第二天。应把新闻发布的内容安排在最初的阶段，至少保证记者的采访工作可以比较早的结束，确保媒体次日发稿。

提供给媒体的资料，一般以广告手提袋或文件袋的形式，整理妥当，按顺序摆放，再在新闻发布会前发放给新闻媒体。

顺序依次应为：

1、 会议议程

2、 新闻通稿

3、演讲发言稿

4、发言人的背景资料介绍。（应包括头衔、主要经历、取得成就等）

5、公司宣传册

6、产品说明资料。（如果是关于新产品的新闻发布的话）

7、 有关图片

8、 纪念品（或纪念品领用券）

9、 企业新闻负责人名片（新闻发布后进一步采访、新闻发表后寄达联络）

10、空白信笺、笔（方便记者记录）媒体邀请的技巧很重要，既要吸引记者参加，又不能过多透露将要发布的新闻。在媒体邀请的密度上，既不能过多，也不能过少。一般企业应该邀请与自己联系比较紧密的商业领域记者参加，必要时如事件现场气氛热烈，应关照平面媒体记者与摄影记者一起前往。

邀请的时间一般以提前3到5天为宜，发布会前一天可做适当的提醒。联系比较多的媒体记者可以采取直接电话邀请的方式。相对不是很熟悉的媒体或发布内容比较严肃、庄重时可以采取书面搜索网络邀请函的方式。在记者邀请的过程中必须注意，一定需要邀请新闻记者，而不能邀请媒体的广告业务部门人员。有时，媒体广告人员希望借助发布会的时机进行业务联系，并作出也可帮助发稿的承诺，此时也必须进行回绝。